Krakowski Park Technologiczny Sp. z o.o. ZAPYTANIE OFERTOWE na usługę dotyczącą utrzymywania sprawności technologicznej urządzeń oraz bieżącą obsługę urządzeń w ramach Multilab Krakowskiego Parku Technologicznego sp. z o.o. - Inne zamówienia

1. Zamawiający (Zleceniodawca):

Krakowski Park Technologiczny sp. z o.o.

ul. Podole 60

30- 394 Kraków

2. Tryb udzielania zamówienia:

Postępowanie jest prowadzone na podstawie „Regulaminu udzielania zamówień w Krakowskim Parku Technologicznym sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie” w trybie zapytania ofertowego z publikacją na BIP.

Postępowanie jest prowadzone w trybie konkurencyjnym z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji, efektywności, równego traktowania, jawności i przejrzystości, a także przy dołożeniu przez osoby przeprowadzające postępowanie wszelkich starań w celu zachowania obiektywizmu oraz bezstronności przy wyborze Wykonawcy dostaw lub usług.

Postępowanie nie jest prowadzone w oparciu o przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych.

3. Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest wykonywanie w MultiLab KPT, w budynku Krakowskiego Parku Technologicznego sp. z o.o. przy ul. Podole 60 w Krakowie, następujących usług:

1. Utrzymanie sprawności technologicznej urządzeń służących realizacji procesów DI (Digital Intermediate), VFX, montaż NLE w pomieszczeniach będących własnością Zleceniodawcy. W skład urządzeń wchodzą m.in. projektor filmowy Barco; monitory referencyjne; stacje robocze NLE, VFX, stanowisko do kolor korekcji.
2. Bieżąca obsługa urządzeń wymienionych w pkt 1 służących realizacji procesów DI (Digital Intermediate), VFX, Montaż NLE oraz bieżąca obsługa procesów DI (Digital Intermediate).

W ramach niniejszego zamówienia Wykonawca zobowiązany będzie do usuwania zgłoszonych do niego awarii, w przypadku gdy Wykonawcy znajdować się będzie poza budynkiem Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany będzie osobiście lub za pomocą osoby trzeciej w ciągu 4 godzin podjąć działania zmierzające do usunięcia awarii.

Wykonawca jest odpowiedzialny za nadzór techniczny MultiLab KPT.

Sposób wykonywania usług zawarty jest we wzorze umowy, stanowiącej załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.

4. Termin realizacji zamówienia:

okres 8 miesięcy, od 1 listopada 2025 r. do 30 czerwca 2026 r.

5. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków:
   1. W postępowaniu mogą wziąć udział i złożyć ofertę Wykonawcy, którzy prowadzą działalność
      w zakresie objętym przedmiotem zamówienia.
   2. W postępowaniu mogą wziąć udział wykonawcy posiadający wiedzę i doświadczenie niezbędne do realizacji zamówienia. Zamawiający uzna niniejszy warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że posiada następujące doświadczenie: w ciągu ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie – wykonywał przez okres min. 6 miesięcy co najmniej 1 usługę, polegającą na utrzymywaniu sprawności technologicznej urządzeń i bieżącej obsłudze urządzeń w ramach studiów multimedialnych, przeznaczonych między innymi do wykonywania czynności post-produkcji filmowej.

Do wykazu należy załączyć dowody, że usługa została wykonana lub jest wykonywana należycie. Dowodami, o których mowa są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługa była lub jest wykonywana, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy
o należytym wykonaniu usługi wraz z uzasadnieniem braku możliwości uzyskania dokumentów wystawionych przez podmiot, na rzecz którego usługa była lub jest wykonywana.

Wzór wykazu usług:

1. 3. Warunkiem udziału w postępowaniu jest brak powiązań osobowych lub kapitałowych Wykonawcy
      z Zamawiającym.

Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania pomiędzy Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:

1. uczestniczeniu w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
2. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,
3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
4. pozostawianiu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia, w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

1. 4. W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałaniu wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2025 r. poz. 514).

Treść art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałaniu wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2025 r. poz. 514):

„1. Z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu prowadzonego na podstawie ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych wyklucza się:

1) wykonawcę oraz uczestnika konkursu wymienionego w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisanego na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3;

2) wykonawcę oraz uczestnika konkursu, którego beneficjentem rzeczywistym w rozumieniu ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2023 r. poz. 1124, z późn. zm.) jest osoba wymieniona w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisana na listę lub będąca takim beneficjentem rzeczywistym od dnia 24 lutego 2022 r., o ile została wpisana na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3;

3) wykonawcę oraz uczestnika konkursu, którego jednostką dominującą w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120, 295 i 1598 oraz z 2024 r. poz. 619, 1685 i 1863) jest podmiot wymieniony w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisany na listę lub będący taką jednostką dominującą od dnia 24 lutego 2022 r., o ile został wpisany na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3.”.

Ocena ofert co do spełnienia powyższego warunku udziału w postępowaniu dokonywana będzie w formule spełnia/nie spełnia w oparciu o oświadczenie przedłożone w ofercie Wykonawcy.

1. 5. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu dokonywana będzie w formule spełnia/nie spełnia w oparciu o dokumenty i oświadczenia przedłożone w ofercie w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu.

Zamawiający wykluczy Wykonawców, którzy nie spełniają warunków udziału w postępowaniu. Ofertę Wykonawcy wykluczonego uważa się za odrzuconą.

6. Wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu.

W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w niniejszym postępowaniu Wykonawca złoży wraz z formularzem oferty wykaz usług wraz z dowodami ich należytego wykonania, o którym mowa w ppkt 5.2.

7. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami.

Postępowanie prowadzone jest w języku polskim. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Osobą upoważnioną do kontaktowania się z Wykonawcami jest: Barbara Wityńska-Słącz, nr tel. +48 728 478 518, e-mail:bwitynska@kpt.krakow.pl

8. Kryterium oceny ofert:

Cena – 100%

Dla celów porównania ofert w zakresie kryterium oceny ofert brana będzie pod uwagę cena miesięczna brutto określona w Formularzu Oferty.

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, zawierająca najniższa cenę realizacji zamówienia.

9. Opis sposobu przygotowania oferty:

Oferta powinna być sporządzona w języku polskim w formie skanu podpisanych dokumentów. Zamawiający dopuszcza również możliwość złożenia oferty w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym lub podpisem zaufanym.

Ofertę należy złożyć w PLN. Rozliczenia z Wykonawcą będą prowadzone w PLN.

Oferta powinna być:

1. sporządzona zgodnie z załącznikiem nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego (formularz oferty),
2. musi być kompletna tj. zawierać wszystkie elementy wymagane w zapytaniu ofertowym, w tym wykaz zrealizowanych usług oraz być zgodna z jego treścią,
3. podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy w postępowaniu.

Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.

Każdy Wykonawca ponosi wszystkie koszty związane ze sporządzeniem i złożeniem oferty jak i wszystkie koszty wynikające z prowadzonego postępowania.

Cena oferty powinna być wyrażona w PLN.

W przypadku podpisywania oferty lub załączników przez pełnomocnika pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy powinno być dołączone do oferty w formie skanu podpisanego dokumentu lub w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym lub podpisem zaufanym.

Oferty niepodpisane w sposób wskazany powyżej nie będą rozpatrywane.

W przypadku braków w ofercie lub wątpliwości, Zamawiający ma prawo wezwać Wykonawcę do uzupełnienia oferty lub złożenia wyjaśnień we wskazanym przez siebie terminie. Nieuzupełnienie oferty lub niezłożenie wyjaśnień może skutkować odrzuceniem oferty przez Zamawiającego

10. Miejsce i termin składania ofert

Oferty w formie skanu podpisanych dokumentów lub w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym lub podpisem zaufanym, należy przesłać za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: bwitynska@kpt.krakow.pl z tytułem „Zapytanie ofertowe na serwis Multilab” w nieprzekraczalnym terminie do dnia 30.10.2025 r. do godz. 10.00.

Oferty złożone po tym terminie nie będą rozpatrywane.

11. Informacje dodatkowe:

1. Termin związania ofertą wynosi 30 dni.
2. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do prowadzenia postępowania również w przypadku złożenia tylko jednej oferty.
4. Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od niniejszego postępowania bez wyłonienia Wykonawcy i bez podawania przyczyn.
5. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający może dokonać ponownego badania i oceny ofert spośród ofert pozostałych w postępowaniu Wykonawców oraz wybrać najkorzystniejszą ofertę, o ile nie upłynął termin związania ofertą (w razie upłynięcia terminu Zamawiający winien uzyskać zgodę Wykonawcy na jej przedłużenie), albo unieważnić postępowanie
6. Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi oferty zawarcia umowy lub zlecenia usług w rozumieniu przepisów kodeksu cywilnego.
7. Potencjalni Wykonawcy nie będą uprawnieni do występowania z jakimikolwiek roszczeniami pieniężnymi lub niepieniężnymi wobec Zamawiającego w związku niniejszym zapytaniem ofertowym, w tym z tytułu poniesionych przez nich kosztów i szkód, w szczególności w przypadku odstąpienia przez niego od postępowania lub wyboru innego Wykonawcy.
8. Klauzula informacyjna o Administratorze danych osobowych:

Mając na uwadze treść art. 13 oraz art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku
z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016,
str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

• administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Krakowski Park Technologiczny sp. z o.o., ul. Podole 60, 30-394 Kraków;
• kontakt inspektorem ochrony danych osobowych powołanym w Krakowskim Parku Technologicznym możliwy jest pod adresem: iod@kpt.krakow.pl;
• Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z niniejszym postępowaniem;
• odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o obowiązujące przepisy prawa oraz Regulamin udzielania zamówień publicznych w Krakowskim Parku Technologicznym sp. z o.o.;
• Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia;
• w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane
  w sposób zautomatyzowany.
• Stosownie do art. 22 RODO; posiada Pani/Pan:

1. na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
2. na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych ;
3. na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;
4. prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.

• Nie przysługuje Pani/Panu:

1. w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
2. prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
3. na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. b lub c RODO.

Załącznik:

1. wzór formularza oferty;
2. wzór umowy.