Krakowski Park Technologiczny Sp. z o.o. zapytanie ofertowe Power Up 2 loty zagraniczne - Inne zamówienia -

Zamawiający zatem, w okresie trwania umowy, zlecał będzie wybranemu Wykonawcy wyszukanie połączeń lotniczych, które będą odpowiadały jego oczekiwaniom, a Wykonawca ten zobowiązany będzie do przedstawienia ofert spełniających założone w zleceniu cele.

W drodze realizacji zamówienia Wykonawca będzie zobowiązany m.in. do:

A. Przedstawienia co najmniej trzech wariantów propozycji połączeń lotniczych zagranicznych w podanej przez Zamawiającego dacie wraz z analizą ofert, co do efektywności komunikacji oraz cen połączeń, w czasie nie dłuższym niż 180 minut od daty dokonania zgłoszenia.

Przedstawione Zamawiającemu warianty mogą zawierać propozycję lotów wszystkimi liniami lotniczymi, w tym tzw. tanimi liniami, jakie w dacie wskazanej w zleceniu są dostępne, z uwzględnieniem obowiązujących zniżek, promocji i ofert specjalnych, chyba że w treści zlecenia Zamawiający wyraźnie postanowił inaczej.

W pierwszej kolejności mają być zatem proponowane bilety dostępne w ramach promocji oraz innych zniżek oferowanych przez przewoźnika z jednoczesną informacją o związanych z tym ewentualnych obostrzeniach (np. brak możliwości bezkosztowej zmiany, rezygnacji itp.).

W przedstawianym wariancie propozycji Wykonawca, dokonując analizy efektywności i ekonomiczności przelotu, może przykładowo wskazać, że zmiana terminu przelotu o +/- jeden dzień w stosunku do daty pierwotnie wskazanej przez Zamawiającego w zleceniu spowoduje obniżenie ceny biletu lotniczego i zaoszczędzenie dwóch godzin lotu albo wyeliminowanie przesiadki.

Wykonawca przedstawiając ceny biletu, wskaże koszt całkowity podróży lotniczej tj. uwzględniający wszelkie opłaty związane z wykonaniem usługi przewozowej, w tym opłaty lotniskowe, bagażowe, podatki, opłaty paliwowe i inne.

Wylot oraz powrót może następować w każdym dniu tygodnia.

B. Rezerwacji lub zakupu w imieniu Zamawiającego koniecznej ilości biletów lotniczych wg treści zlecenia oraz według cen i ewentualnie innych warunków, z oferty wybranej przez Zamawiającego.

W razie dokonania rezerwacji biletów, Wykonawca niezwłocznie powiadomi o tym Zamawiającego za pośrednictwem poczty elektronicznej, na adres wskazany w umowie. W informacji tej podawane będą wszelkie niezbędne dane, jak np. nazwa linii lotniczych, data rezerwacji, numer lotu, numer rezerwacji, klasa biletu, trasa, data i czas podróży, czas oczekiwania (w przypadku przesiadek), godzina wylotu i przylotu (włącznie z międzylądowaniem), miejsce wylotu i przylotu, imię i nazwisko podróżnego, na którego rezerwacja figuruje, cena biletu oraz data i sposób zapłaty za bilet.

W razie zakupu wymaganej w zleceniu ilości biletów, Wykonawca wypełni obowiązki informacyjne jak wskazane powyżej. Jednocześnie Zamawiający zwróci Wykonawcy kwoty wydane na zakup biletów wg ilości podanej w zleceniu oraz cen wg treści wybranej oferty.

Szczegółowe zasady rozliczenia dookreślone zostały we wzorze umowy.

W przypadku braku miejsc w klasie ekonomicznej i dokonaniu rezerwacji w klasie biznes, Wykonawca sprawdzi przed wystawieniem biletu, czy zwolniło się miejsce w klasie ekonomicznej i – jeśli istnieje taka możliwość – Wykonawca w ramach wynagrodzenia określonego w umowie, zmieni odpowiednio rezerwację.

Warunkiem wykupienia przez Wykonawcę biletu lotniczego jest uprzednie potwierdzenie (akceptacja) drogą elektroniczną danej rezerwacji przez osobę uprawnioną ze strony Zamawiającego, w terminie wskazanym przez Wykonawcę.

Wymagana się, aby Wykonawca przypominał drogą elektroniczną bądź telefoniczną o zbliżających się terminach wykupu biletów przy dokonanych wcześniej rezerwacjach.

C. Dostarczenia biletów Zamawiającemu.

Wykonawca dostarczy bilety Zamawiającemu każdorazowo w sposób i w terminie umożliwiającym skorzystanie z nich przez Zamawiającego, a w szczególności:

• jeśli bilety lotnicze wystawione zostały w formie dokumentu elektronicznego, Wykonawca wyśle je Zamawiającemu niezwłocznie. Wysyłka nastąpi na adres poczty elektronicznej, wskazany przez Zamawiającego w zleceniu.
• jeśli bilety lotnicze wystawione zostały w formie papierowej, Wykonawca zobowiązany będzie do ich dostarczenia do sekretariatu siedziby Zamawiającego (Kraków, ul. Podole 60, III piętro) w godzinach jej otwarcia (tj. od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00 – 16:00), najpóźniej jeden dzień przed planowanym wylotem, a jeśli wylot planowany jest w dniu zlecenia – w czasie i w sposób/w miejscu umożliwiającym jego wykorzystanie.

Usługa dostarczenia biletów wliczona będzie w całkowity umowny koszt usług świadczonych przez Wykonawcę.

D. Anulowania rezerwacji, zwrotu lub wymiany biletu/ów oraz zgłaszania reklamacji
w imieniu Zamawiającego.

Wykonawca z mocy umowy zobowiązany będzie do niezwłocznego informowania Zamawiającego o wszelkich zmianach dotyczących wykupionego lub zarezerwowanego lotu, a także do informowania w imieniu Zamawiającego o anulowaniu rezerwacji lotu/ów. Wykonawca dokona również w imieniu Zamawiającego niezbędnych zgłoszeń reklamacyjnych.

Zamawiający będzie miał prawo do dokonania zwrotu biletu/ów lub ich zamiany za pośrednictwem Wykonawcy, na zasadach określonych przez linie lotnicze, bez prawa do dodatkowego wynagrodzenia Wykonawcy za tę usługę, przy czym Wykonawca zobowiązany będzie do negocjowania najkorzystniejszych warunków zwrotu lub zamiany.

Jeśli zwrot lub zamiana biletu/ów wiązać się będzie z koniecznością poniesienia dodatkowych kosztów, Zamawiający zobowiązany będzie do ich pokrycia.

Jeśli w wyniku dokonanego zwrotu lub zamiany biletu/ów powstanie nadpłata, Wykonawca zwróci Zamawiającemu nadpłaconą kwotę w sposób i w terminie określonym w umowie.

Szczegóły rozliczeń w tym zakresie między Zamawiającym, a Wykonawcą dookreślone zostały we wzorze umowy.

E. Zapewnienia dodatkowo:

• całodobowej obsługi Zamawiającego przez 7 dni w tygodniu (infolinia) z czasem reakcji (odebranie telefonu) nie dłuższym niż 60 sekund,
• przekazywania Zamawiającemu na bieżąco wszelkich niezbędnych informacji, w tym informacji o czynnikach zewnętrznych, mających wpływ na odbywanie podróży,
• doradztwa i pomocy w zakresie wszelkich zmian w czasie trwania podróży,
• osoby nadzorującej prawidłowość realizacji umowy z Zamawiającym,
• przekazywania osobie wskazanej przez Zamawiającego, raz w miesiącu, raportu
  w formie pisemnej lub elektronicznej, dotyczącego stanu realizacji Umowy, zawierającego co najmniej następujące informacje:

• ilość zamówionych podróży lotniczych,
• trasę podróży, nazwę linii lotniczej,
• nazwiska pasażerów,
• numery faktur,
• datę wystawienia faktury,
• numery biletów,
• wartość biletów,
• daty wylotu i daty powrotu,
• klasę rezerwacyjną, 
• opłaty lotniskowe,
• opłaty transakcyjne.

• innych działań niezbędnych do prawidłowego wykonania przedmiotu Umowy.

F. Wystawiania Zamawiającemu faktury w cyklach miesięcznych przez cały okres trwania umowy.

UWAGA: Wykonawca z tytułu świadczonych usług otrzymywał będzie od Zamawiającego wynagrodzenie liczone i wypłacane w cyklach miesięcznych, na podstawie faktury wystawionej przez Wykonawcę. Wynagrodzenie miesięczne stanowić będzie sumę wynagrodzeń za wystawienie każdego „jednego biletu lotniczego dla jednej osoby”. Przy czym – co istotne – „jeden bilet lotniczy dla jednej osoby” obejmuje całą podróż, niezależnie od ilości międzylądowań oraz fizycznej ilości biletów koniecznych dla odbycia jednej podróży.  A zatem „jeden bilet lotniczy dla jednej osoby” oznacza bilety niezbędne dla organizacji całej podróży – tam i z powrotem. Jako „jeden bilet lotniczy dla jednej osoby” należy rozumieć jedną podróż.

Zamawiający szacuje, że w okresie obowiązywania Umowy zamówi u Wykonawcy usługę obejmującą zlecenie organizacji oraz koordynacji zakupu biletów dla minimum 2 osób, w celu odbycia około 12 podróży obejmujących loty w następujących kierunkach i w następujących, orientacyjnych terminach:

1. marzec 2020 r. – Japonia, Tokio (planowana data wylotu – dnia 08.03.2020 r., planowana data powrotu – dnia 13.03.2020 r.);
2. kwiecień 2020 r. – Wielka Brytania, Londyn;
3. wrzesień 2020 r. – Szwajcaria, Bazylea;
4. wrzesień 2020 r. – Hamburg, Niemcy;
5. listopad 2020 r. – Japonia, Tokio;
6. listopad 2020 r. – Korea Południowa, Seul;
7. marzec 2021 r. – Japonia, Tokio;
8. kwiecień 2021 r. – Wielka Brytania, Londyn;
9. wrzesień 2021 r. – Szwajcaria, Bazylea;
10. wrzesień 2021 r. – Hamburg, Niemcy;
11. listopad 2021 r. – Japonia, Tokio;
12. listopad 2021 r. – Korea Południowa, Seul.

Przykładowo zatem, z tytułu wykonania usług w zakresie ww. podróży, Wykonawcy należeć się będzie wynagrodzenie liczone od 7 podróży x ilość osób.