Krakowski Park Technologiczny Sp. z o.o. Zapytanie ofertowe nr 9 /2017/ScaleUp - Inne zamówienia -

Celem programu akceleracyjnego KPT ScaleUp realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój 2014-2020, współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego jest wspieranie rozwoju przedsiębiorców poprzez zwiększenie współpracy startupów z dużymi firmami w celu komercjalizacji i wdrożeń innowacyjnych rozwiązań. Operator wyłoniony z niniejszym postępowaniu zrealizuje część zadań związanych z obszarem usług eksperckich dla uczestników programu.

I. TRYB UDZIELANIA ZAMÓWIENIA

Zamówienie udzielane jest zgodnie z zasadą konkurencyjności.

KPT ScaleUp – podstawowe informacje

a)       Oficjalna nazwa projektu to KPT ScaleUp.

b)       Jest to 13-tygodniowy program akceleracyjny dla startupów tworzących innowacyjne rozwiązania dla przemysłu lub w obszarze smart city.

c)       Więcej informacji na: http://www.kpt.krakow.pl/scaleup

        II. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA – REALIZACJA ZADAŃ ZWIĄZANYCH Z OBSZAREM USŁUG EKSPERCKICH DLA AKCELERATORA KPT SCALEUP

1.       Ogólny przedmiot zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług związanych z zapewnieniem wysokiego szczebla ekspertów oraz organizacja spotkań z ich udziałem według następującej specyfikacji:

a)  Zapewnienie mentorów (12 osób) – osoby na stanowiskach zarządczych w startupach technologicznych lub osoby na stanowiskach co najmniej dyrektorskich w dużych firmach technologicznych/przemysłowych. Wykonawca w trakcie realizacji zamówienia przedstawia proponowaną listę mentorów. Zaangażowanie mentorów to 2 pełne dni robocze w Krakowie oraz konsultacje telefoniczne 3-4 razy po 30 minut każda.

Pierwsze spotkanie w czerwcu, następne terminy zostaną ustalone z co najmniej 2-tygodniowym wyprzedzeniem przez Zamawiającego.

b) Organizacja spotkania dla osób na poziomie zarządu firm technologicznych, polegająca na zorganizowaniu prelekcji w lokalu Zamawiającego (wraz z przerwą kawową), następnie przejazd grupy ok. 20 osób do restauracji na terenie Krakowa. Na miejscu program networkingowy wraz z kolacją dla grupy około 30 osób.

W ramach działania należy zrekrutować prelegenta (osobę z dużym doświadczeniem w biznesie na poziomie zarządu dużej firmy lub startupu przygotowaną pod wskazany wcześniej przez Zamawiającego temat) oraz gości na kolację (minimum 8 max 12 osób na poziomie C-level pracujących w startupach lub co najmniej na poziomie dyrektora w dużej firmie technologicznej lub przemysłowej). Wynagrodzenie dla prelegenta obligatoryjne. Dla gości sugerujemy kalkulację jedynie zwrotu kosztów podróży.

Zamawiający oczekuje kalkulacji jednostkowej (dla 1 spotkania) oraz całościowej (3 spotkania). Zamawiający zamierza zamówić 3 takie spotkania.
O terminach spotkań Zamawiający poinformuje Wykonawcę z 2-tygodniowym wyprzedzeniem. Zamawiający wstępnie planuje po jednym spotkaniu miesięcznie w okresie czerwiec-sierpień.

c) Organizacja sesji roboczej akceleratora – zapewnienie materiałów biurowych oraz cateringu w formie przerw kawowych w siedzibie Zamawiającego dla 25 osób.

Zamawiający oczekuje kalkulacji jednostkowej (dla 1 spotkania) oraz całościowej – Zamawiający zamierza zamówić 3 takie spotkania.

O terminach spotkań zamawiający poinformuje Wykonawcę z 2-tygodniowym wyprzedzeniem.

d) Organizacja spotkań w formie speed dating w siedzibie Zamawiającego – zapewnienie 2 przerw kawowych oraz przerwy lunchowej dla około 36 osób (w tym 24 osoby reprezentujące uczestników akceleratora). Spotkanie w 3 różnych formatach:

- Spotkanie z mentorami – uczestniczą startupy biorące udział w programie i mentorzy z p. II pp. 1 a.

- International Mentoring Day – należy zapewnić udział 12 osób – obcokrajowców zajmujących się nowymi technologiami z doświadczeniem mentoringowym. Sugerowany model to zwrot kosztów podróży bez wynagrodzenia.

- Dzień inwestora – należy zapewnić udział 12 osób – inwestorów lub co najmniej managerów inwestycyjnych w funduszach typu Seed, VC, CVC. Sugerowany model to zwrot kosztów podróży bez wynagrodzenia.

Zamawiający oczekuje kalkulacji jednostkowej (dla każdego formatu) oraz całościowej (3 spotkania). Zamawiający zamierza zamówić 3 spotkania.

O terminach spotkań Zamawiający poinformuje Wykonawcę z 2-tygodniowym wyprzedzeniem, przy czym pierwsze spotkanie planowane jest wstępnie na 8 czerwca 2017.

e) Organizacja spotkania Meet KPT ScaleUp – spotkanie w lokalu w Krakowie (scena, ekran, projektor multimedialny, nagłośnienie, co najmniej 50 miejsc siedzących w układzie teatralnym), poczęstunek dla około 50 osób.

Zamawiający oczekuje kalkulacji jednostkowej (dla 1 spotkania). Zamawiający zamierza zamówić 1 takie spotkanie.
O terminie spotkania Zamawiający poinformuje Wykonawcę z 2-tygodniowym wyprzedzeniem.

2.       Wymagania szczegółowe
 

a)       Zamawiający oczekuje obecności osób odpowiedzialnych za realizację zamówienia na 2 spotkaniach roboczych w siedzibie KPT.

b)       Zamawiający może wymagać propozycji 3 nazwisk na każde z opisanych powyżej miejsc w programie, by móc zapewnić optymalne obłożenie miejsc na wydarzeniu/w programie.

c)       Wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia ponosi Wykonawca (w tym koszty transportu materiałów, koszty podróży zapraszanych gości itp.) i powinny zostać uwzględnione  w wycenie usługi.

CPV:

79-0000 00-4; usługi biznesowe: prawnicze, marketingowe, konsultingowe, rekrutacji, drukowania i zabezpieczania.

3.       Termin wykonania zamówienia: od dnia podpisania umowy do 15 września 2017r.

4.       Rozliczenia 

Płatność zostanie zrealizowana w 3 transzach po podpisaniu protokołów zdawczo-odbiorczych i na podstawie wystawionych faktur – odpowiednio pod koniec czerwca, lipca oraz po zrealizowaniu całości zamówienia, transze w proporcjach odpowiednio ok. 40%, 20%, 40%. Szczegółowe wyliczenie wysokości transzy zostanie zawarte w umowie.

III. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU DLA WYKONAWCY:
 

a)       Warunkiem udziału w postępowaniu jest brak powiązań osobowych lub kapitałowych Wykonawcy z Zamawiającym.

Z postępowania Zamawiający wyklucza Wykonawców, którzy są powiązani z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo.

Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania pomiędzy Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:

-  uczestniczeniu w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,

-  posiadaniu udziałów lub co najmniej 5% akcji,

-  pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,

- pozostawaniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności w wyborze wykonawcy, w szczególności pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

b)       Warunkiem udziału w postępowaniu jest posiadanie przez Wykonawcę odpowiedniego doświadczenia. Zamawiający wymaga aby Wykonawca w ostatnich trzech latach przed terminem składania ofert, a jeżeli okres działalności Wykonawcy jest krótszy w tym okresie wykonał co najmniej trzy usługi polegające na zorganizowaniu eventów dla startupów z branży nowych technologii dla min. 50 uczestników każdy. Usługi powyższe należy wykazać w wykazie usług wraz z danymi kontaktowymi firm/osób mogących potwierdzić realizację ww. usług.

c)       Warunkiem udziału w postępowaniu jest dysponowanie kadrą z odpowiednim doświadczeniem: min. 2 event managerów posiadających co najmniej 2-letnie doświadczenie w organizacji wydarzeń dla  osób z branży technologicznej. Doświadczenie należy udokumentować przedstawiając krótkie CV ww. osób.

d)       Warunkiem udziału w postępowaniu jest posiadanie przez Wykonawcę odpowiedniego doświadczenia. Zamawiający wymaga aby Wykonawca w ostatnich trzech latach przed terminem składania ofert, a jeżeli okres działalności wykonawcy jest krótszy w tym okresie wykonał co najmniej trzy usługi polegające na zorganizowaniu wydarzeń, na które zrekrutował co najmniej 7 prelegentów z branży technologicznej. Wykonawca w ten sposób udokumentuje doświadczenie niezbędne do zrekrutowania osób na spotkania eksperckie opisane w przedmiocie zamówienia. Usługi powyższe należy wykazać w wykazie usług wraz z danymi kontaktowymi firm/osób mogących potwierdzić realizacje ww. usług.

Warunki udziału w postępowaniu zostaną ocenione w formule „spełnia/ nie spełnia” na podstawie oświadczeń i dokumentów załączonych do oferty. Wykonawca, który nie spełni warunków udziału w postępowaniu zostanie wykluczony. Ofertę wykonawcy wykluczonego uznaje się za odrzuconą.

IV. OFERTA I JEJ ELEMENTY:

Należy przedstawić ofertę w formie pisemnej poprzez złożenie uzupełnionego formularza oferty zgodnie z załączonym wzorem. W ofercie należy przedstawić całkowity koszt realizacji zamówienia.

Do formularza należy dołączyć:

1.       wykaz usług opisany w p. III b

2.       wykaz usług opisany w p. III d

3.       2 CV dokumentujące doświadczenie opisane w p. III c oraz listę wydarzeń o której mowa w p. V b

4.       wycenę poszczególnych usług wymienionych w opisie przedmiotu zamówienia (tabela kosztów wg wzoru zamieszczonego w załączniku)

Nie będą rozpatrywane oferty bez załączonych:

1.       wykazu usług opisanego w p. III b

2.       wykazu usług opisanego w p. III d

3.       CV dokumentujących doświadczenie opisane w p. III c oraz listy wydarzeń, o której mowa w p. V b

4.       tabeli kosztów wg wzoru zamieszczonego w załączniku

Termin składania ofert:

Oferty zgodnie z wytycznymi opisanymi powyżej należy składać w formie pisemnej najpóźniej do dnia 29 maja 20017 r. godz. 10:00. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

Otwarcie ofert nastąpi w dniu 29 maja 2017 r.  godz. 10:15 w siedzibie Krakowskiego Parku Technologicznego Sp. z o.o., ul. Podole 60 w Krakowie.
 

V. KRYTERIUM OCENY OFERT:
 

Oferty spełniające warunki udziału w postępowaniu oraz zawierające wszystkie wymienione wyżej elementy zostaną ocenione w 100-punktowej skali według następujących kryteriów:

a) cena (80 pkt.),

b) doświadczenie 2 osób w zakresie event management (20 pkt).

Wykonawca otrzyma 1 pkt za każde wydarzenie dedykowane startupom lub firmom technologicznym organizowane przez wskazanych event managerów w okresie ostatnich trzech lat, przy czym maksymalna liczba punktów możliwych do osiągniecia w ramach niniejszego kryterium wynosi 16.

Wykonawca otrzyma 2 pkt za różnorodność doświadczenia każdego z event managerów. Przez różnorodność Zamawiający rozumie doświadczenie w organizowaniu wydarzeń zarówno dla startupów jak i dla dużych firm technologicznych. Maksymalna liczba punktów możliwych do osiągniecia w ramach niniejszego kryterium wynosi 4.

Wykonawca w celu potwierdzenia doświadczenia w w/w zakresie przedstawi listę wydarzeń stanowiące załącznik nr 5 do niniejszego zapytania ofertowego.

Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany wskazanej w ofercie osoby  na osobę posiadającą tożsame lub wyższe kwalifikacje. Zamawiający  na etapie podpisywania umowy, może żądać dostarczenia dokumentów lub referencji potwierdzających posiadane przez event managera doświadczenie.

W zakresie kryterium ceny punkty zostaną przyznane wg następującego wzoru:

C min

C = ------------------------------------- x 100 pkt x 80 %

C ob

gdzie:

C – wartość punktowa kryterium ceny

C min – najniższa cena spośród wszystkich ofert

C ob – cena podana w badanej ofercie

Dla celów porównania ofert brana będzie pod uwagę cena brutto określona w Formularzu Oferty.

Opis sposobu wyliczenia oceny końcowej:

Ok = C + D

gdzie:

Ok (ocena końcowa) – suma punktów przyznanych w poszczególnych kryteriach Wykonawcy.

C – Liczba punktów przyznanych Wykonawcy za kryterium „Cena”.

D – Liczba punktów przyznana za kryterium „doświadczenie 2 osób w zakresie event management”

Suma przyznanych punktów w wyżej wymienionych kryteriach może wynieść maksymalnie 100. Wykonawca, który otrzyma najwyższą ocenę końcową( sumę punktów za poszczególne kryteria), zostanie wybrany do przeprowadzenia przedmiotowej usługi.

Oceny oferty dokona każdy członek komisji. Suma ocen członków komisji, będzie dzielona przez liczbę członków komisji.

W przypadku otrzymania takiej samej oceny końcowej decydować będzie cena.

Zamawiający nie przewiduje procedury odwoławczej.

Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.

VI. INFORMACJE DODATKOWE:
 

1)       Osoba do kontaktu: Bartosz Józefowski, tel. 690 963 846.

2)       Ofertę należy złożyć w PLN. Rozliczenia z wykonawcą będą prowadzone w PLN.

3)       Każdy wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.

4)       Termin związania ofertą wynosi 30 dni.

5)       Postępowanie prowadzone jest w języku polskim.

6)       Krakowski Park Technologiczny sp. z o.o. przewiduje możliwość zmiany postanowień umowy w stosunku do treści oferty, w zakresie zmiany terminu lub sposobu wykonania przedmiotu umowy w przypadkach określonych we wzorze umowy.

7)       Krakowski Park Technologiczny Sp. z o. o. zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania bez podawania przyczyn.

Krakowski Park Technologiczny Sp. z o. o. przewiduje możliwość udzielenia zamówienia uzupełniającego polegającego na zamówieniu dodatkowej ilości usług.