Krakowski Park Technologiczny Sp. z o.o. zapytanie ofertowe 5/2017/ScaleUp - Inne zamówienia -

Celem programu akceleracyjnego KPT ScaleUp realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój 2014-2020, współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego jest wspieranie rozwoju przedsiębiorców poprzez zwiększenie współpracy startupów
z dużymi firmami w celu komercjalizacji i wdrożeń innowacyjnych rozwiązań. Obsługa video stanowi istotne narzędzie promocji projektu i komunikacji z grupami docelowymi.

I. TRYB UDZIELANIA ZAMÓWIENIA

Zamówienie udzielane jest zgodnie z zasadą konkurencyjności  

II. KPT ScaleUp - PODSTAWOWE INFORMACJE

Strona informacyjna: http://scaleup.kpt.krakow.pl/

Oficjalna nazwa projektu to KPT ScaleUp.

1. Projekt, obejmuje 2 edycje 13-tygodniowego programu akceleracyjnego dla startupów tworzących innowacyjne rozwiązania dla przemysłu (industry 4.0, IIoT) lub w obszarze smart city.
2. Wezmą w nim udział firmy istniejące na rynku nie dłużej niż 5 lat i będące już na pewnym etapie rozwoju (posiadające przynajmniej prototyp rozwiązania B2B).
3. Partnerami akcelerowanych firm będą duże, doświadczone podmioty: przedsiębiorstwa przemysłowe oraz drugie największe lotnisko w Polsce.
4. Efektem programu ma być wdrożenie i komercjalizacja innowacji wypracowanych przez startupy. 

GRUPY DOCELOWE I CELE

1. Grupa docelowa

Komunikacja, której elementem są filmy video, skierowana jest do kilku grup odbiorców:

1. firm chcących przystąpić do programu akceleracyjnego,
2. dużych polskich przedsiębiorstw zainteresowanych współpracą ze startupami.
3. środowisk skupionych wokół nowych technologii w biznesie,
4. mediów i wszystkich potencjalnie zainteresowanych tematyką innowacji w przemyśle, smart city oraz rozwojem przedsiębiorczości w Polsce.

2. Cele przekazu

1. przejrzysta komunikacja na temat programu – jego przesłania, możliwości, przebiegu
   i efektów,
2. wsparcie procesu rekrutacji firm do programu akceleracji,
3. budowanie świadomości marki akceleratora KPT ScaleUp jako wspierającego rozwój przedsiębiorczości w Polsce.

III. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA – OBSŁUGA VIDEO AKCELERATORA KPT SCALEUP

1.       Ogólny przedmiot zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest obsługa wideo w tym fotograficzna w trakcie realizacji programu KPT ScaleUp. Przez obsługę wideo Zamawiający rozumie wykonanie wymienionych form wideo w całości w rozdzielczości 4K (poza wykazanymi wyjątkami). Podczas wywiadów nie jest wymagana obecność dziennikarza. Wszystkie wymienione formy wideo mają mieć spójną szatę graficzną, intro i outro oraz podpisy osób wypowiadających się.
Przez obsługę fotograficzną Zamawiający rozumie wykonanie wymienionych form fotograficznych w całośćci z użyciem technologii RAW.

2.       Wymagania szczegółowe

1. Wykonawca dostarczy Zamawiającemu serię filmów w okresie od dnia podpisania umowy do 31 marca 2018 r. Szczegółowe etapy realizacji usługi Zamawiający ustali w umowie z Wykonawcą. Wykonawca zastrzega, że termin realizacji poszczególnych etapów może ulec zmianie z przyczyn od niego niezależnych.
2. Koncepcję filmu i szczegółowy scenariusz Zamawiający ustali z Wykonawcą przed każdą realizacją.
3. Wykonawca jest zobowiązany do  wprowadzania poprawek wskazanych przez Zamawiającego na bieżąco.
4. Wykonawca zapewnia całe zaplecze techniczne niezbędne do pełnej realizacji serii filmów.
5. Filmy będą mieć formę krótkich relacji video. W wymienionych przypadkach w punkcie h) Wykonawca zobowiązuje się do zachowania większej ilości materiału w celu wykorzystania ich w mediach internetowych.
6. Zamawiający oczekuje obecności osób odpowiedzialnych za realizację video programu podczas każdorazowej realizacji filmu czy relacji a także, na maksymalnie 8 spotkaniach roboczych w siedzibie KPT.
7. Zamawiający oczekuje gotowości Wykonawcy do przyjazdu na miejsce opisanych niżej realizacji przez cały okres trwania umowy. Zamawiający będzie informować Wykonawcę o realizacji z dwudniowym wyprzedzeniem.
8. Przez obsługę wideo i obsługę fotograficzną w trakcie realizacji programu KPT ScaleUp Zamawiający rozumie wykonanie następujących form:

• Wywiady wideo z Partnerami projektu wraz z ujęciami zakładów przemysłowych Partnerów.
  Ilość realizacji: 3 + możliwe zamówienie uzupełniające na 1 realizację.
  Czas trwania pojedynczej realizacji: do 3 minut
  Szacunkowa ilość dni zdjęciowych: 3
  Lokalizacja: siedziby Partnerów (na terenie województwa małopolskiego)
  Data realizacji: Przed oficjalnym rozpoczęcie pierwszej edycji programu ScaleUp
  Data przekazania realizacji: do 30 maja 2017 roku
• Reklama wideo programu akceleracyjnego ScaleUp. Reklama powinna zawierać ujęcia z siedzib Partnerów, wypowiedzi organizatorów, animacje wyjaśniające akcelerator. Wymagane stworzenie skróconej wersji (30 sekund). Wymagana zmiana plansz reklamy po pierwszej edycji akceleratora.
  Ilość realizacji: 1
  Czas trwania pojedynczej realizacji: 2- 3 minuty
  Szacunkowa ilość dni zdjęciowych: 1
  Lokalizacja: Krakowski Park Technologiczny
  Data realizacji: Przed oficjalnym rozpoczęcie pierwszej edycji programu ScaleUp
  Data przekazania realizacji: do 30 maja 2017 roku.
• Relacja skrót. Skrótowe podsumowanie przebiegu każdej edycji programu z wykluczeniem konferencji, wraz z wskazanymi wydarzeniami programu ScaleUp. Skrót musi być gotowy do wyemitowania na konferencji.
  Ilość realizacji: 2
  Czas trwania pojedynczej realizacji: do 3 minut
  Szacunkowa ilość dni zdjęciowych: 4
  Lokalizacja: Krakowski Park Technologiczny
  Data realizacji: I realizacja sierpień 2017, II realizacja luty 2018.
  Data przekazania realizacji: dzień przed konferencją kończącą edycję
• Relacja wideo z konferencji. Podsumowanie przebiegu konferencji. Osobno dla każdej z edycji programu ScaleUp. Zawarcie wypowiedzi organizatorów, partnerów i uczestników.
  Ilość realizacji: 2 + możliwe zamówienie uzupełniające na 1 realizację.
  Czas trwania pojedynczej realizacji: do 3 minut
  Szacunkowa ilość dni zdjęciowych: 2
  Lokalizacja: Krakowski Park Technologiczny
  Data realizacji: konferencji I edycji programu; II połowa sierpnia 2017, konferencji II edycji programu; luty 2018
  Data przekazania realizacji: do tygodnia po dacie realizacji.
• Podsumowanie programu ScaleUp. Pełne podsumowanie przebiegu całego programu wykorzystujące wszystkie zarejestrowane na potrzebę programu materiały. Główny materiał wideo.
  Ilość realizacji: 1
  Czas trwania pojedynczej realizacji: do 5 minut
  Szacunkowa ilość dni zdjęciowych: 0
  Lokalizacja: Krakowski Park Technologiczny
  Data realizacji: przez cały okres trwania programu
  Data przekazania realizacji: do dwóch tygodni po zakończeniu programu. Marzec 2018.
• Wywiady z zespołami programu akceleracyjnego ScaleUp. Osobno dla każdego zespołu.
  Ilość realizacji: 24
  Czas trwania pojedynczej realizacji: 2 minut
  Szacunkowa ilość dni zdjęciowych: 2
  Lokalizacja: Krakowski Park Technologiczny
  Data realizacji: w trakcie programu akceleracyjnego ScaleUp
  Data przekazania realizacji: do tygodnia po dacie realizacji.
• Sesja zdjęciowa. Wykonanie profesjonalnej sesji zdjęciowej wszystkich zespołów programu ScaleUp oraz organizatorów. Zdjęcia w zespołach. W wyniku czego ma powstać minimum 1 zdjęcie na zespół i organizatora. Do 24 zespołów oraz 5 organizatorów. Możliwość wykorzystania infrastruktury Krakowskiego Parku Technologicznego jako tło zdjeć. Zdjęcia o rozdzielczości minimum 2000 px na 2000 px.
  Ilość realizacji: 1
  Szacunkowa ilość dni zdjęciowych: 2
  Lokalizacja: Krakowski Park Technologiczny
  Data realizacji: pierwszy miesiąc I edycji programu, pierwszy miesiąc II edycji programu
  Data przekazania realizacji: do tygodnia po dacie realizacji
• Relacja zdjęciowa. Wykonanie relacji zdjęciowej z 6 wydarzeń programu ScaleUp. W tym m.in. 2 dni konferencji. W wyniku czego ma powstać minimum 30 zdjęć na wydarzenie. Osobna relacja dla każdego wydarzenia. Zdjęcia o rozdzielczości minimum 2000 px na 2000 px.
  Ilość realizacji: 6
  Szacunkowa ilość dni zdjęciowych: 6
  Lokalizacja: Krakowski Park Technologiczny
  Data realizacji: konferencja I edycji programu, konferencja II edycji programu oraz 4 wydarzenia wskazane przez organizatorów
  Data przekazania realizacji: do tygodnia po dacie realizacji

W wycenie należy uwzględnić rejestrację materiału kamerami 4k (3840x2160), użycie niezbędnych narzędzi do rejestracji wypowiedzi jak oddzielną rejestrację ścieżki dźwiękowej, montaż materiału, uwzględniający plansze/animację początkową, plansze z prezentacji Power Point  uczestników/prelegentów, tłumaczenie wypowiedzi osób obcojęzycznych, umieszczenie napisów wraz z tłumaczeniami w filmie, belki z podpisami, licencjonowane podkłady muzyczne, kolaudacje materiału z możliwością wprowadzenia zmian. Pola eksploatacji to strona www, Youtube, Facebook.

Formaty emisyjne - w formie plików dostarczonych na oznakowanej płycie DVD w plastikowym etui (logotypy: Inteligentny Rozwój i Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego): pliki w jakości 4k (3840 x 2160 px) – mp4 (kodek H.264) i HD w wymienionych przypadkach, mov, kompatybilne z platformami Youtube, Vimeo, zgodne z wytycznymi YouTube oraz Vimeo; pliki w jakości SD - wmv.

Miejsce:

1. Większość nagrań na terenie Krakowskiego Parku Technologicznego sp. z o.o. ul. Podole 60 w Krakowie.
2. Niektóre nagrania na terenie Krakowa.
3. Około 4 nagrań  w siedzibach partnerów zrealizowanych na terenie województwa małopolskiego.

1. Termin realizacji zamówienia i płatność

Termin realizacji zamówienia

Od dnia podpisania umowy do 31.03.2018r. zarówno w dni robocze od poniedziałku do piątku jak  również w weekendy.

Płatności

Wykonawca za realizację usługi otrzyma płatności w czterech transzach:

• 20% za pierwszy etap prac wykonanych do 30.06.2017r.
• 30% za drugi etap do 30.11.2017r. po wykonaniu prac związanych z zakończeniem pierwszej edycji programu akceleracyjnego.
• 20% za trzeci etap prac wykonanych do 30.11.2017r.
• 30% za czwarty etap do 31.03.2018r. po wykonaniu prac związanych z zakończeniem programu akceleracyjnego.

IV. KODY CPV:
 

79960000-4 – produkcja filmów reklamowych, propagandowych i informacyjnych,

79962000-5 -  usługi obróbki zdjęć,

79960000-1 – usługi fotograficzne i pomocnicze

Termin wykonania zamówienia:

usługa ma charakter ciągły od dnia podpisania umowy do 31.03.2018 r.

Zamówienia uzupełniające:

Zamawiający przewiduje udzielenie zamówienia uzupełniającego polegającego na powtórzeniu podobnych usług jak wymienionych w opisie przedmiotu zamówienia a w szczególności polegających na wykonaniu realizacji wywiadu video z partnerami.

V. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU DLA WYKONAWCY:
 

Warunkiem udziału w postępowaniu jest brak powiązań osobowych lub kapitałowych Wykonawcy
z Zamawiającym.

Z postępowania Zamawiający wyklucza Wykonawców, którzy są powiązani z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo.

Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania pomiędzy zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:

1. uczestniczeniu w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
2. posiadaniu udziałów lub co najmniej 5% akcji,
3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
4. pozostawianiu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności w wyborze wykonawcy, w szczególności pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

Wykonawca powinien:

1. posiadać niezbędną wiedzę oraz dysponować potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia,
2. zaakceptować bez zastrzeżeń wszystkie warunki niniejszego Zapytania,
3. znajdować się w sytuacji ekonomicznej i finansowej umożliwiającej wykonanie całości zamówienia,
4. ze względu na specyfikę zamówienia wykonawca winien posiadać wiedzę i doświadczenie zawodowe w realizacji filmów relacji z eventu i filmów promocyjnych w następującym zakresie: wykonawca winien wykazać, iż w ostatnich trzech latach przed terminem otwarcia ofert a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie wykonał :

• co najmniej trzy spoty promocyjne/trailery wykonanych dla podmiotów o liczbie pracowników powyżej 200 osób polskich lub zagranicznych w tym jednego z branży nowych technologii/IT.
• co najmniej jedną zrealizowaną relację filmową z eventu o skali powyżej 200 osób,
• co najmniej jedną realizację relacji z wydarzenia startupowego.

Wykonawca wykazując warunki udziału w postępowaniu w zakresie wiedzy i doświadczenia do oferty załączy wykaz usług. Wzór wykazu:

Z załączonego do oferty wykazu musi wynikać spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

Wraz z wykazem należy złożyć do oferty linki realizacji, a także dołączyć realizacje na nośniku DVD.

Warunki udziału w postępowaniu zostaną ocenione w formule „spełnia/ nie spełnia” na podstawie oświadczeń. Wykonawca, który nie spełni warunków udziału w postępowaniu zostanie wykluczony. Ofertę wykonawcy wykluczonego uznaje się za odrzuconą.

VI. OFERTA I TERMIN JEJ ZŁOŻENIA:
 

Należy przedstawić pisemną ofertę składającą się z następujących elementów:

1. Wypełniony i podpisany formularz oferty zgodnie z załączonym wzorem.
2. Wykaz wykonanych usług obejmujący swoim zakresem usług określone w zamówieniu. Dołączyć do oferty linki realizacji a także dołączyć realizacje na nośniku DVD.
3. Koncepcji kreatywnej projektu obejmującej propozycję realizacji zamówienia: wstępny scenariusz na trailer programu KPT ScaleUp. Przebieg filmu, opis stylistyki, proponowaną listę dialogową, kluczowe ujęcia oraz kluczowe zdarzenia. Brak załączenia do oferty koncepcji spowoduje nie rozpatrywanie złożonej oferty.
4. Wstępny harmonogram realizacji zamówienia uwzględniający podział prac na etapy. Brak załączonego do oferty harmonogramu spowoduje nie rozpatrywanie oferty.

Wypełniony i podpisany formularz oferty będący załącznikiem do niniejszego zapytania wraz z dokumentami określonymi powyżej od lit.b do lit d należy podpisać i przesłać pocztą na  adres Krakowski Park Technologiczny sp. z.o.o ul. Podole 60, 30-394 Kraków z dopiskiem „ScaleUp z.o. obsługa video”, w terminie do dnia 1 maja 2017r. do g. 13.00.

Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

Otwarcie ofert odbędzie się 10 kwietnia 2017 r. o godzinie 13.15 w siedzibie Zamawiającego.

VII. KRYTERIUM OCENY OFERT:
 

Oferty spełniające wyżej wymienione warunki udziału w postępowaniu zostaną w 100-punktowej skali według następujących kryteriów:

1. Cena (80 pkt.)
2. Jakość koncepcji projektu pod względem jej adekwatności i czytelności (20 pkt.)

Przez adekwatność koncepcji rozumie się jej dopasowanie do charakteru, celu i założeń projektu przedstawionych w zapytaniu (sposób oceny oferty: 10 pkt jeśli oferta spełnia kryterium, 0 pkt jeśli go nie spełnia).

Przez czytelność rozumie się oparcie koncepcji o zestaw prostych, czytelnych skojarzeń umożliwiających łatwą interpretację i rozumienie przekazu (sposób oceny oferty: 10 pkt jeśli oferta spełnia kryterium, 0 pkt jeśli go nie spełnia).

Każdy członek komisji dokona oceny oferty. Suma ocen członków komisji, będzie dzielona przez liczbę członków komisji.

W zakresie kryterium „ceny” zostaną przyznane punkty wg następującego wzoru:

C min

C = ------------------------------------ x 100 pkt x 80 %

C ob

gdzie:

C – wartość punktowa kryterium ceny

C min – najniższa cena spośród wszystkich ofert

C ob – cena podana w badanej ofercie

Dla celów porównania ofert w zakresie oceny kryterium oceny ofert brana będzie pod uwagę cena brutto określona w Formularzu Oferty.

Jako najkorzystniejsza zostanie wybrana oferta przedstawiająca najkorzystniejszy bilans ceny i jakości koncepcji.